공증업무를 하다보면 관공서의 지연된 일처리 때문에 곤혹을 경험한 적이 많습니다. 유언공증의 신원조회는 조회를 하고 나서 바로 답변이 와서 공증업무가 원활히 진행되도록 하여야 함에도 실무에선 당혹스런 일이 종종 발생합니다. 등록기준지로 위의 증인결격사유 조회를 하였는데 아무런 답변이 없어 관할부처에 전화를 하여 독촉을 하면 담당자가 자리에 없다, 담당자가 휴가중이다, 담당자가 출장 중이다 등의 변명을 하면서 바로 회신을 해주지 않는 사무소가 많습니다. 공무를 진행하면서 증인결격사유에 대한 답변을 해 줄 담당자가 없을 경우 대체인원이 있어 업무를 진행해 줘야 함에도 불구하고 나몰라라하는 관공서의 늦장 대응에 종종 부딪히게 됩니다. 어느 경우는 휴가에서 돌아와야 된다고 하면서 4일이 지나서야 회신을 주는 경우도 있으며 2일정도 늦게 답변을 회신하는 곳도 많습니다.
이처럼 관공서의 답변에 대한 회신이 늦어지는 경우 공증사무소는 유언공증을 진행해야할까 아니면 그냥 회신이 올때까지 유언공증을 진행하지 못한다고 하면서 그냥 기다리라고 해야할까? 왜냐하면 이번 공증사무원 교육때 법무부 감사관이 증인의 결격사유 조회가 도착하지 않은 상태에서 유언공증을 하였을 경우 허위공문서작성죄에 해당한다는 말을 듣고 유언공증서류를 하나하나 체크해보니 "결격사유가 없음을 확인하였다" 라는 정형화된 문구가 공정증서에 적혀 있었습니다. 예전에는 유언공증신청인이 오면 바로 전화로 결격사유조회를 하여 답변을 듣고 공증을 진행하였다가 전화로 신원조회신청을 하던 것이 변경되어 서면으로 결격사유조회를 하는 시스템으로 변경되었기에 예전처럼 유언공증 촉탁을 받으면서 동시에 결격사유조회신청을 한 사무소는 문제가 되는 것입니다.
유언공증을 하면서 위에 증인에 대하여 언급하엿듯이 대부분 증인으로 오신 분들이 본인이 이에 해당하는지 여부에 대하여 잘 알고 있는데 증인이 유언공증으로 인하여 이해득실에 관여되지 않았고 추후 유언자와 증인간의 불협화음이 발생될 여지가 없으며 실무적으로 유언공증 후에 증인의 결격사유가 밝혀져 무효가 된 사건이 하나도 없는데도 공증을 하러 오신 분들을 결격사유조회에 대한 회신이 올때까지 돌려보내야만 할까요? 만약 유언공증을 하러 모든 구비서류를 가지고 즈인을 동반하여 왔는데 공증사무소에서 공증을 해주지 않고 증인결격사유조회를 해야하며 회신 때까지 진행하지 못한다고 하니 증인들이 본인들은 전혀 거기에 해당되지 않는 것이 분명하니 일단 진행을 해달라고 주장하여 의뢰인들과 다투고 돌려보냈다가 유언자가 급작스럽게 교통사고로 사망하거나 급사를 할 경우 또는 갑자기 상태가 안좋아져서 유언공증을 진행할 수 없는 상황이 발생하였을 경우 수증자로 예정된 분이 공증사무소를 상대로 손해배상청구를 한다면 100% 공증사무소에 잘못이 없다고 할 수 있을까요?
공증은 당사자들이 촉탁을 할 경우 특별한 배척사유가 없는 한 업무진행을 해줘야 되는 공정인 업무입니다. 실질적으로 위와 같은 상황에서 유언공증의 진행으로 유언공증이 무효가 되는 상황이 발생된다면 공증사무소에서는 진행을해서는 안되는 것이 맞습니다. 당사자 본인에게 결격사유에 해당하는지 사실여부를 확인하고 기본증명서를 확인하여 아무런 결격사유가 없다고 공증인이 판단되면 인단 공정증서를 작성하여야 하고, 만에 있을 우려에 대비하여 해당 관공서에 결격사유여부의 조회를 진행한다면 그래서 실질적으로 결격사유가 없는 상태로 답변이 회신되었다면 그 공정증서는 유효한 것입니다. 유언은 상대방이 없는 단독행위입니다. 상댕방이 있는 공정증서의 작성이라면 공증 후 최소하려면 불협화음이 발생합니다. 그러나 유언공증은 거의 99.99% 이상이 관공서의 회신이 없이 결격사유에 해당하지 않는다는 증인의 답변에 의해서 작성이 되더라도 추후 증인의 결격사유가 밝혀지는 경우는 거의 없다고 봅니다. 유언자가 미리 사전에 알아보고 증인을 데리고 오고 증인으로 온 분들도 자신이 거기에 해당하는지 여부에 대하여 해당되지 않기 때문에 증인으로 참여하기 때문입니다.
유언공증을 진행한 후에 만약 관공서의 답변이 결격사유가 있다고 회신된다면, 공증사무소는 바로 유언자에게 연락해 증인의 결격사유로 인해 진행한 유언공증이 무효가 되니 다른 증인을 모시고 다시 와서 유언공증을 진행하여야 된다고 안내하고 유언자에게 발급한 유언공증서류를 회수하고 공증사무소에 보관한 서류는 결격사유로 인해 최소함이라 기재하여 보관하는 방법이 있습니다. 그러므로 거의 문제발생이 예견되지 않는 유언공증서류의 작성이라면 당장 급한 유언공증은 진행하여 유언자의 뜻을 따라주는 것이 보다 합리적인 법적용인지 아니면 무조건 규저을 지키기 위해 법리에 맞도록 오신 분들을 돌려보내며 회신이 올 때까지 기다리는 것이 올바른 법적용일까요? 유언자들의 대부분이 나이든 노인들이기에 힘들게 공증사무소를 2번이나 방문하라는 자체만으로도 커다란 불평불만을 토로합니다. 그래서 팩스나 이메일을 요구하면 그게 더 힘들다고 그냥 방문을 하거나 다른 분들을 통해 서류를 전달 받습니다. 위처럼 아무문제가 되지 않는 상황이고 한번도 증인결격사유로 인해 문제가 되지 않았더라도, 유언자가 2번 왕래하려면 힘든 몸을 이끌고 공증사무소를 방문하여야 되지만 이제부터는 법무부의 징계처리 공지에 의해서 모든 공증사무소들이 일단은 유언공증이 오면 결격사유조회에 대한 회신이 올 때까지 마냥 기다려야 됩니다.
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